Die Pandemie wird zur Endemie und die Büros füllen sich wieder. Aber in vielen Unternehmen haben die letzten knapp drei Jahre zu einem Umdenken geführt. Präsenz vor Ort ist nicht mehr das Nonplusultra. Flexible Arbeitsmodelle haben sich bewährt.

Doch neue Arbeitsmodelle erfordern auch neue Wege, was die Meetingkultur im Unternehmen angeht. Vor der Pandemie waren in der Regel alle überwiegend in Präsenz vor Ort. Das wöchentliche Team-Meeting wurde mal eben auf Zuruf organisiert.

Dann kamen zwei Jahre, in denen viele weit überwiegend im Homeoffice arbeiteten. Da hat das mit dem Zuruf zwar nicht mehr so gut geklappt, aber dafür gab es den festen Termin im Kalender und ein Online-Meeting-Tool. Und schwupp, hatten sich alle über den Bildschirm im Blick.

Heute hier, morgen dort

Jetzt sind wir in einer Situation, in der die einen im Homeoffice sind, die anderen im Büro. Und wer wo ist, ändert sich auch noch von Tag zu Tag. Das Ergebnis, wenn es ganz dumm läuft? Sieben Leute sitzen beim Team-Meeting gemütlich in der Couch-Ecke und plötzlich fällt auf: Ups, da fehlen ja zwei. Die werden dann schnell über eine Telefonkonferenz dazu geholt, wobei das Telefon auf dem Tisch in der Mitte liegt. Der Haken: Die beiden sehen weder die sieben im Büro noch sich untereinander, noch wir sie. Abhilfe für solche und viele andere Meeting-Situationen sind hybride Meetings, die Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten für alle sicht- und hörbar machen. Damit das reibungslos funktioniert, ist nicht nur die passende technische Ausstattung erforderlich, sondern auch eine gute Vorbereitung und die richtige Einstellung.

Wenn es bereits einen Besprechungsraum gibt, muss der entsprechend angepasst werden. Sitzen alle um einen runden oder viereckigen Tisch, sehen zugeschaltete Kolleginnen und Kollegen von einigen nur die Hinterköpfe. Und die entsprechenden Hinterköpfe nicht die Teammitglieder auf dem Bildschirm.

Wichtig für gute Meetings ist der gute Ton. Können sich alle problemlos gut verstehen? Sowohl die Gruppe im Haus als auch die daheim oder in anderen Niederlassungen.

Und wer achtet darauf, dass auch die zu Wort kommen, die nicht im Raum sind? Hier hilft es, sich rechtzeitig Unterstützung zu holen. Wer schreibt das Protokoll? Wer achtet darauf, dass alle zu Wort kommen, die sich melden? Wer behält den Zeitplan im Auge und wer die Agenda? Wer das Meeting organisiert, muss längst nicht alles alleine machen.

Teil 1 Flop, dann wurde es top!

Die Haufe Taschenguides kannte ich schon von früher. Niemand sollte den Fehler machen, die kleinen Kraftpakete wegen ihrer Größe (16,5 x 10,5) zu unterschätzen. Alle, die ich bisher in der Hand hatte, haben kompakt und kompetent Wissen vermittelt. Bei Hybride Meetings von Andrea Heitmann und Anne Michel war ich kurz davor im ersten Viertel die Segel zu streichen. Mir war das eindeutig zu viel Buzzword-Bingo und ich habe ständig überlegt, an wen sich die Autorinnen mit ihrem Buch eigentlich wenden. Wer ganz neu in dem Thema Online-Meetings ist, wird mit dem “Agentursprech” wenig anfangen können. Und wer mit dem Buzzword-Overflow etwas anfangen kann, hat wahrscheinlich eher weniger Probleme, die Meetings zu organisieren.

Zum Glück habe ich nicht zu schnell aufgegeben, denn ab dem Teil “Hardware” war es richtig gut. Mein erstes hybrides Meeting habe ich irgendwann 2016 organisiert und viele Tipps wären wirklich im Vorfeld hilfreich gewesen, um die Teilnehmenden aus mehreren Ländern ohne Ruckeln unter ein Besprechungsdach zu bringen. So mussten wir eben von Meeting zu Meeting lernen, wie es funktioniert. Das könnt ihr euch mit Hybride Meetings von Andrea Heitmann und Anne Michel sparen. Im wahrsten Sinne des Wortes, denn für € 11,95 gibt es reichlich Praxis-Know-How.

Andrea Heitmann

Andrea Heitmann ist selbstständige Trainerin und Coach für Kommunikation und Auftrittskompetenz. Als Ausbilderin und Trainerin war sie unter anderem tätig für Media Markt in Hamburg, Teleperformance SCMG AG in Zürich, Dufry AG in Zürich sowie Bank Julius Bär & Co. Ltd. in Zürich. Sie absolvierte diverse Weiterbildungen, unter anderem als Marketingkauffrau IHK sowie Ausbilderin mit eidgenössischem Fachausweis und ist akkreditierte Insights MDI Beraterin. Heute ist sie im Auftrag diverser Firmen als Trainerin und Coach tätig und bedient mit dem Thema Digitale Rhetorik eine Vielzahl an Branchen.

Anne Michel

Dr. Anne Michel trägt den Spitznamen „Ms. Agil“. Neben einer erfolgreichen Promotion in Betriebswirtschaftslehre, einem Studium der Sozialwissenschaften und relevanten Zertifizierungen als Agile und Business Coach, Mentaltrainerin und Projektleiterin bringt sie umfangreiche Praxiserfahrungen mit: Seit 2009 ist sie als Personal- und Organisationsentwicklerin und Trainerin mit dem Schwerpunkt Agilität selbstständig und gründete 2021 ihr eigenes Unternehmen in der Schweiz: „Agile Creation“. Gemeinsam mit ihren Kunden analysiert sie die aktuellen „Pain Points“ in der Organisation, entwickelt kreative Optimierungsstrategien und unterstützt sie bei der Implementierung einer individuellen agilen Arbeits- und Denkweise.

Buchinfo: Hybride Meetings von Andrea Heitmann und Anne Michel, erschienen bei Haufe, September 2022, 254 Seiten, Paperback, 16,5 x 10,5 cm, € 11,95, ISBN 978-3-648-16669-7. Danke für das Leseexemplar.